Die Detailplanung der Zukunftskonferenz erfolgt durch ein Planungsteam, das möglichst einen Querschnitt der Teilnehmer der Konferenz darstellt. Es sollte aus 6 bis 8 Beteiligte sowie den Moderator bestehen.
Die Aufgaben des Planungsteams bestehen darin, die Zielsetzung der Zukunftskonferenz zu definieren respektive zu präzisieren, die einzuladenden "Interessengruppen" und Teilnehmer festzulegen, die Teilnehmer einzuladen und sie zur Teilnahme zu motivieren, die Aufgabenstellungen in den einzelnen Arbeitsschritten und ggf. den Ablauf der Zukunftskonferenz anzupassen, Art und Umfang der Dokumentation der Zukunftskonferenz festzulegen, einen ersten Plan zu entwickeln, was nach der Zukunftskonferenz erforderlich ist, um die Ergebnisse der Zukunftskonferenz zu kommunizieren und die dort entstandenen Freiwilligengruppen bei der Umsetzung ihrer Maßnahmen zu unterstützen die logistischen Voraussetzungen für die Zukunftskonferenz zu schaffen.
Das Planungsteam benötigt in der Regel zwei bis vier Tage für die Vorbereitung der Zukunftskonferenz. Darin ist noch nicht die Aufgabe des Einladens externer Teilnehmer enthalten, die gelegentlich zeitraubend werden kann (persönlicher Brief, persönliche Ansprache, Telefonate etc.) nach einem ersten ganztägigen Planungstreffen finden je nach Erfordernis weitere halbtägige Besprechungen statt.
Das Planungsteam sollte 10 Wochen (oder früher) vor der Zukunftskonferenz seine Arbeit aufnehmen. Zeitkritisch sind die externen Teilnehmer, die aufgrund ihrer Terminenge schwer zu gewinnen sind, sowie die Beschaffung eines geeigneten Tagungsraums
Nach der Zukunftskonferenz kann das Planungsteam weitere Aufgaben übernehmen:
Auswertung der Zukunftskonferenz und ggf. Erarbeitung eines Berichts oder einer Präsentation
Kommunikation der Ergebnisse an Nicht-Teilnehmer Unterstützung der Gruppen, die Maßnahmen geplant haben
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Bäsecke, Waltraud, Landfrau
Bauß, Ursula, Frauen- und Familienzentrum Arnstadt, Kohlenmarkt 13, 99310 Arnstadt
Brudnicki, Christine, Frauen- und Familienzentrum Ilmenau, Bahnhofstraße 7, 98693 Ilmenau
Czuday, Holger, LEG, Mainzerhofstraße 12, 99089 Erfurt
Dalichau, Oliver, Friedrich-Ebert-Stiftung, Landesbüro Thüringen, Hermann-Brill-Haus, Nonnengasse 11, 99084 Erfurt
False, Jana, infonic Ilmenau, Weimarer Straße 28, 98693 Ilmenau
Frommann, Reinhard, DUO CONSULT
Günther, Regina, Frauen- und Familienzentrum Arnstadt, Kohlenmarkt 13, 99310 Arnstadt
Heß, Monika, Frauen- und Familienzentrum Ilmenau, Bahnhofstraße 7, 98693 Ilmenau
Kämpfe, Helgard, Gleichstellungsbeauftragte Ilm-Kreis, Landratsamt Ilm-Kreis, Ritterstraße 14, 99310 Arnstadt
Karber, Angelika, Regionale Agenda 21 im Landratsamt des Ilm-Kreis, Lindenallee 6, 99310 Arnstadt
Kielholz, Johanna, Gleichstellungsbeauftragte Ilmenau, Stadt Ilmenau, Am Markt 7, 98693 Ilmenau
König, Katharina, Lernende Region Ilm-Kreis, TU Ilmenau, Am Helmholtzring 1, Haus M/406, 98693 Ilmenau
Kowar, Angelika, Gleichstellungs- und Frauenbeauftragte Arnstadt, Landratsamt Ilm-Kreis, Ritterstraße 14, 99310 Arnstadt
Mägdefrau, Anja, Lernende Region Ilm-Kreis, TU Ilmenau, Am Helmholtzring 1, Haus M/406, 98693 Ilmenau
Mausolf, Ilse, Landfrau
Schmidt, Werner, Bürgermeister Wipfratal
Schwarzbach, Christine, Landfrauenverband Thüringen e.V., Thür. Landfrauenverband e. V., Alfred-Hess-Straße 8, 99094 Erfurt
Sitzmann, Dagmar, Mitarbeiterin der Gleichstellungsbeauftragten Ilm-Kreis, Landratsamt Ilm-Kreis, Ritterstraße 14, 99310 Arnstadt
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